strona główna baza prawa podatkowego . . . ewidencja i dokumentacja w podatku dochodowym od osób fizycznychewidencja i dokumentacja w podatku dochodowym od osób fizycznych

 Ewidencja i dokumentacja w podatku dochodowym od osób fizycznych

Komentarz ogólny

Najczęściej występujący obecnie sposób ustalania zobowiązania podatkowego w Polsce opiera się na założeniu, że zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, a podatnik dokonuje jego obliczenia samodzielnie, bądź czyni to za niego płatnik podatku (np. pracodawca obliczający i pobierający podatek dochodowy od wypłacanego podatnikowi wynagrodzenia). Ustawodawca wprowadzając metodę samoobliczenia zobowiązania podatkowego nakłada na podatnika obowiązek dokumentowania i ewidencjonowania określonych danych. Ewidencjonowanie danych w zakresie wymaganym przez prawo podatkowe następuje w księgach podatkowych. Definicję księgi podatkowej zawierają przepisy Ordynacji podatkowej[1] (dalej OPU), zgodnie z którą przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz wszelkie ewidencje i rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów, zobowiązani są podatnicy, płatnicy, i inkasenci. Definicja ta jest tak szeroka, że dopiero szczegółowe przepisy prawa podatkowego określają konkretne zobowiązania podatników w poszczególnych podatkach do prowadzenia konkretnych ksiąg.

Dla celów ustalenia dochodów z działalności gospodarczej znaczenie będą miały przede wszystkim księgi rachunkowe oraz podatkowa księga przychodów i rozchodów.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[2] (dalej PDOFizU) określają ogólne zasady prowadzenia ksiąg oraz odsyłają do przepisów odrębnych w tym zakresie, którymi są: dla ksiąg rachunkowych – ustawa o rachunkowości[3], natomiast dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[4]. Podkreślić należy, iż księgi powinny być prowadzone w sposób umożliwiający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest specjalnego rodzaju narzędziem księgowym, za pomocą którego podatnicy – obowiązani do jej prowadzenia – dokonują ewidencji swoich obrotów w zakresie koniecznym do ustalenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, obliczanym na zasadach ogólnych. Księga podatkowa jest urządzeniem uproszczonym w stosunku do ksiąg rachunkowych. Regulacje prawne dotyczące podatkowej księgi przychodów i rozchodów zamieszczone są w PDOFizU oraz we wspomnianym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ustawa określa podmioty obowiązane do jej prowadzenia, natomiast rozporządzenie - rodzaj i sposób jej prowadzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać księga, aby stanowić dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, a także szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem oraz terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o jej prowadzeniu.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ciąży na:

- osobach fizycznych,

- spółkach cywilnych osób fizycznych,

- spółkach jawnych osób fizycznych,

- spółkach partnerskich wykonujących działalność gospodarczą,

- osobach wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

- osobach prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

- duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Księgę mają obowiązek prowadzić także rolnicy zarządzający gospodarstwem rolnym lub zatrudniający w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 tys. zł w roku podatkowym.

Obowiązek prowadzenia ksiąg dotyczy również spółek osobowych, mimo, że nie są one podatnikami podatku od osób fizycznych.

Podmioty te są zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów chyba, że wysokość ich przychodów przekroczy określoną w przepisach kwotę albo, że same zdecydują się na prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Kwot ta została określona w ustawie o rachunkowości na poziomie 1 200 000 euro. Zgodnie z przepisami PDOFizU wyrażone w euro wartości przelicza się na walutę polską według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy. Uzyskuje się w ten sposób wyrażoną w walucie polskiej kwotę graniczną zobowiązującą do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych. Przy czym zaznaczyć należy, że w przypadku spółek osobowych kwota graniczna dotyczy przychodów spółki, a nie przychodów poszczególnych wspólników spółki.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów podatnicy zobowiązani są zaprowadzić od 1 stycznia roku podatkowego, a jeżeli księga zakładana jest w trakcie roku podatkowego to powinna być prowadzona od dnia, w którym rozpoczyna się opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej na zasadach ogólnych. O rozpoczęciu prowadzenia księgi należy powiadomić właściwy miejscowo organ podatkowy w terminie 20 dni od dnia założenia księgi. W przypadku prowadzenia księgi przez spółkę zawiadomienia złożyć muszą wszyscy wspólnicy.

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i dochodów mogą również prowadzić księgi rachunkowe niezależnie od wielkości przychodów w poprzednim roku podatkowym, jeśli sami tak zdecydują. Prowadzenie księgi możliwe jest tylko od początku danego roku podatkowego, przy czym konieczne jest powiadomienie o zamiarze prowadzenia księgi rachunkowej właściwego urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku podatkowego.

Jeśli chodzi o prowadzenie księgi przez osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia to maja one obowiązek prowadzić księgę, jeśli umowy te wykonywane są w ramach działalności w sposób zorganizowany, ciągły i powtarzalny. Jeśli mamy do czynienia z incydentalnymi umowami to nie powstaje obowiązek prowadzenia księgi.

Jeśli natomiast podatnik zamierza na podstawie ksiąg podatkowych ustalać dochód z produkcji rolnej to musi on poinformować o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem roku podatkowego albo przed rozpoczęciem działalności, jeśli nastąpiło to w trakcie roku. Potwierdza to wyrok NSA z dnia 3 marca 1999 r.[5]: „Wybór rodzaju prowadzonej dokumentacji przy prowadzeniu działalności z działów specjalnych produkcji rolnej należy do podatnika, lecz musi być dokonany przed rozpoczęciem roku podatkowego – przy kontynuacji działalności – lub przed rozpoczęciem działalności, gdy podatnik rozpoczyna ją w trakcie oku podatkowego.”

Wyłączenia od obowiązku prowadzenia księgi.

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy natomiast:

- osób fizycznych, które opłacają podatek dochodowy od osób fizycznych w formach zryczałtowanych,

- osób, które wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

- osób wykonujących zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,

- osób dokonujących odpłatnego zbycia składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie oraz otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Podmioty te nie są zobowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale mogą to czynić.

Zwolnienia od obowiązku prowadzenia księgi.

Ustawodawca przewidział też możliwość indywidualnego zwolnienia od obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Kwestię tę reguluje rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. § 7 tego rozporządzenia stanowi, że naczelnik urzędu skarbowego właściwego miejscowo, w wypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, zwłaszcza takimi, jak: rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, na wniosek podatnika może zwolnić go albo całkowicie od obowiązku prowadzenia księgi, albo od poszczególnych czynności z zakresu powadzenia księgi. Decyzja organu podatkowego w tej kwestii jest uznaniowa. Wniosek w tej sprawie podatnik musi złożyć na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu oku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Sposób prowadzenia księgi

Założona przez podatnika księga musi być zgodna ze wzorem, zbroszurowana, a jej karty muszą zostać kolejno ponumerowane. Zapisów w księdze należy dokonywać na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, w sposób staranny, czytelny i trwały, wyłącznie w walucie polskiej, oraz w polskim języku, przy czym zasada ta nie dotyczy danych identyfikujących zagranicznego kontrahenta (takich jak, np. nazwa i adres). Jeżeli natomiast dowód księgowy, który ma zostać zarejestrowany w księdze, został wystawiony w walucie obcej (np. euro) to kwoty podlegające zapisowi w księdze, przed ich zapisem muszą zostać przeliczone na złote. Przeliczenia dokonuje się zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym, odpowiednio dla przychodów i kosztów uzyskania przychodów. Wynik przeliczenia jest umieszczany w wolnym polu dokumentu albo w załączniku do dowodu wystawionego w walucie obcej.

Podatnik może korygować zaistniałe w dowodach księgowych błędy (jeżeli nie regulują tego inaczej odrębne przepisy, np. o VAT), ale tylko w dowodach wystawionych przez siebie. Poprawianie błędów jest możliwe poprzez skreślenie błędnej treści w sposób umożliwiający jej późniejsze odczytanie i wpisanie w wolnym miejscu prawidłowej treści oraz umieszczenie daty poprawki i podpisu osoby jej dokonującej. Natomiast poprawianie błędnych zapisów w księdze może być dokonane albo poprzez wprowadzenie do księgi dowodu, będącego korektą błędnego zapisu (z zachowaniem zasady, że zapisy zmniejszające przychody albo koszty poprzedzane są znakiem minus lub zapisane są kolorem czerwonym) albo poprzez skreślenie błędnego zapisu i wpisanie prawidłowej treści w taki sposób, aby skreślony zapis był czytelny.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie księgi przychodów i rozchodów prowadzenia podatkowej zakładają, że zasadą jest codzienne, ręczne wypełnianie księgi przez podatnika zobowiązanego do jej prowadzenia. W przypadku zlecenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, zapisy w księdze dokonywane są nie na bieżąco, a dopiero po przekazaniu dokumentów źródłowych do tego biura. Otrzymane od klienta dokumenty biuro zapisuje w jego księdze w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego zapisy dotyczą. Przedsiębiorcami uprawnionym do usługowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są doradcy podatkowi, biegli rewidenci, certyfikowani księgowi, adwokaci i radcowie prawni.

Alternatywą dla ręcznego wypełniania kart księgi może być prowadzenie księgi przy użyciu komputera i specjalistycznego oprogramowania.

Ewidencja prowadzona przy pomocy programów komputerowych

Ustawodawca dopuszcza prowadzenie księgi przy pomocy programu komputerowego, jednakże prowadzona w ten sposób księga musi spełniać pewne warunki. Musi być zapewniony bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów w księdze oraz możliwość wydrukowania wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi, określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Podatnik prowadząc księgę w ten sposób ma obowiązek sporządzić wydruk zapisów dokonywanych za każdy miesiąc nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Natomiast do czasu wydruku księgi należy przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem zasad ich przechowywania. Jeżeli program komputerowy, przy pomocy którego prowadzona jest księga nie zapewnia wydruku zgodnego załącznikiem nr 1 to podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę w wersji „papierowej”, wpisując do niej dane z wydruku zawierającego podsumowanie zapisów za dany miesiąc. W przypadku prowadzenia księgi przy użyciu komputera należy też określić na piśmie instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia księgi.

Ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących

Podatnicy ewidencjonujący obroty przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonują zapisów w księdze na podstawie na podstawie danych wynikających z raportów dobowych. Mogą też dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zestawienie to powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączna kwotę należności pomniejszoną o kwotę podatku skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów, wynikające z odrębnych ewidencji.

Reasumując, w przypadku ewidencjonowania obrotów przy zastosowaniu kasy rejestrującej podatnik może dokonywać jednorazowych zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca.

Spis z natury

Jedną z najistotniejszych czynności, którą są zobowiązani wykonać prowadzący księgę to spis towarów z natury, zwany też remanentem, jego wartość bowiem służy obliczeniu wartości kosztów uzyskania przychodów. Spis z natury sporządzany jest obowiązkowo przez prowadzących księgę w następujących terminach:

- na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,

- na 1. stycznia każdego roku podatkowego,

- na 31. grudnia każdego roku podatkowego,

- na dzień zmiany wspólników w spółce,

- na dzień zmiany proporcji podziału udziałów wspólników w spółce,

- na dzień rozwiązania spółki,

- na dzień likwidacji działalności.

Warto jednak zaznaczyć, że prowadzący księgę mogą też dokonać spisu z natury z własnej inicjatywy na dowolny dzień roku podatkowego. Muszą jednak wtedy o tym zawiadomić organ podatkowy terminie co najmniej 7. dni przed data sporządzenia spisu. Do sporządzenia remanentu zobowiązani będą także prowadzący księgę, jeżeli jego sporządzenie na określony dzień zarządzi naczelnik urzędu skarbowego.

Spis z natury jest specjalnym dowodem księgowym i powinien być sporządzony ze specjalna starannością. Spis zawiera dane podmiotu prowadzącego księgę, datę sporządzenia spisu oraz informacje pozwalające zidentyfikować spisywane obiekty (ilości, jednostki miary, etc.) Sporządzony spis musi być podpisany przez wszystkie osoby, które są zobowiązane do prowadzenia księgi, a więc w spółkach osobowych spis musi zostać podpisany przez wszystkich wspólników. Szczegółowo co podlega spisowi z natury określają PDOFizU oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Konstrukcja księgi

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustalono formie tabelarycznej. Zdarzenia ewidencjonowane są w wierszach i kolumnach, które można podzielić na pięć grup:

- kolumny zawierające zapisy porządkujące i opisujące dane oraz powód dokonania wpisu – są to kolumny od 1. do 6.,

- kolumny przeznaczone do wpisania kwoty przychodu z uwzględnieniem jego rodzaju – kolumny od 7. do 9.,

- kolumny przeznaczone do ewidencjonowania wartości zakupionych towarów oraz wydatków bezpośrednio z tymi zakupami związanych – kolumna 10. i 11.,

- kolumny służące ewidencjonowaniu wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów – kolumny od 12. do 14.,

- kolumny przeznaczone do odnotowania informacji pomocniczych lub wyjaśnień – kolumny 15 i 16.

Poszczególne kolumny przedstawiają się natomiast następująco:

Kolumna 1. oznaczona jest jako „Liczba porządkowa (Lp.)” i przeznaczona jest do wpisywania kolejnych numerów zapisów do księgi. Numerem porządkowym zapisu należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę tego zapisu.

Kolumna 2. to „data zdarzenia gospodarczego” – służy do zapisu daty wynikającej z dokumentu, będącego podstawą zapisu lub daty zdarzenia podlegającego rejestracji. W objaśnieniach wskazano, że za datę uznaje się dzień miesiąca, z uwagi na to, że księga prowadzona jest odrębnie dla każdego miesiąca, a każdy miesiąc odrębnie sumowany.

Kolumna 3. to „numer dowodu księgowego” – wpisuje się tutaj numer faktury lub innego dowodu księgowego stanowiącego podstawę wpisu do księgi.

Kolumny 4. i 5. służą z kolei do zapisywania danych kontrahenta, takich jak nazwa, imię i nazwisko, adres. Zaznaczyć należy, iż możliwe jest również uznanie jako kontrahenta nazwy dokumentu, stanowiącego podstawę wpisu do księgi, np. listy płac za dany miesiąc, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, dziennego zestawienia sprzedaży, itp.

Kolumna 6. przeznaczona jest na zwięzły opis określenia rodzaju przychodów lub kosztów ich uzyskania. Zastosowany opis powinien być jednoznaczny i oddawać istotę zdarzenia podlegającego rejestracji, np. zakup środków czystości, zakup towarów handlowych, sprzedaż środka trwałego, itp. Natomiast, jeśli podstawą zapisu w księgach są dane wynikające bezpośrednio z: ewidencji sprzedaży, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych, ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy, ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług nie wypełnia się wtedy kolumn zawierających numer dowodu księgowego oraz nazwę i adres kontrahenta.

Kolumna 7. to kolumna, w której wykazywana jest wartość sprzedanych towarów i usług. Przychodami ujmowanymi w kolumnie 7 księgi są przychody zdefiniowane w art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych. Z przychodów tych wyłączana jest wartość zwróconych towarów oraz udzielonych bonifikat. Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, za przychód z tej sprzedaży uznają przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Kolumna 8. to miejsce, w którym zapisywane są pozostałe przychody, uzyskiwane przez prowadzącego księgę, a nie dające się określić jako przychody z tytułu zbycia towarów. Rejestracji tych przychodów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających ich uzyskanie. Co do zasady przychody są uznawane w datach ich powstania. Ta kategoria przychodów znajduje swoje odzwierciedlenie w ust. 2 art. 14 ustawy PDOFizU gdzie wskazano przychody podatkowe, jako uzyskane w ramach działalności gospodarczej. Są to:

1.  sprzedaż składników majątku będących:

a) środkami trwałymi albo wartościami niematerialnymi i prawnymi, podlegającymi ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

b) składnikami majątku, o których mowa w art. 22d ust. 1, z wyłączeniem składników, których wartość początkowa ustalona zgodnie z art. 22g nie przekracza 1500 zł,

c) składnikami majątku, które ze względu na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok nie zostały zaliczone do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych,

d) składnikami majątku stanowiącymi spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego lub udział w takim prawie, które zgodnie z art. 22n ust. 3 nie podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

- wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą lub przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, z zastrzeżeniem ust. 2c,

2. dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych;

3. różnice kursowe,

4. otrzymane kary umowne,

5. odsetki od środków na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetki od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania tworzonych na tych rachunkach;

6. wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 6, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy;

7. wartość zwróconych wierzytelności, umorzonych należności, zwróconego podatku akcyzowego lub naliczonego podatku od towarów i usług – w sytuacji, gdy zwroty i umorzenie te dotyczą kwot uprzednio zarachowanych do kosztów; a także równowartość rozwiązanych lub zmniejszonych rezerw, których obowiązek tworzenia wynika z innych przepisów- jeżeli wcześniej zostały uznane za koszty, a także przychody osiągnięte w związku ze zwrotem lub otrzymaniem pożyczki (kredytu), jeżeli pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, w przypadku, gdy:

a) pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości wyższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) – w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwróconego kapitału, a kwotą udzielonej pożyczki (kredytu),

b) pożyczkobiorca (kredytobiorca) zwraca tytułem spłaty pożyczki (kredytu) środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty otrzymanej pożyczki (kredytu) – w wysokości różnicy pomiędzy kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu), a kwotą zwróconego kapitału,

8. kwota podatku od towarów i usług:

a) nieuwzględniona  wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art. 22a-22o, lub

b) dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi, o których mowa w lit. a

- w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zwiększenie podatku odliczonego zgodni z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług,

9.  wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, za wyjątkiem sytuacji w której świadczenia te są otrzymane od osób zaliczanych przez podatnika do I lub II grupy podatkowej, w rozumieniu przepisów o podatku od spadku i darowizn,

10. otrzymane wynagrodzenie za obsługę pracowniczego programu emerytalnego uczestnika, w związku ze zwrotem środków pochodzących ze składki dodatkowej,

11. wynagrodzenia płatników z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa lub wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,

12. przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;

13. otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej;

14. przychody z odpłatnego zbycia świadectw pochodzenia trzymanych przez przedsiębiorstwa energetyczne zajmujące się wytwarzaniem energii elektrycznej w odnawialnych źródłach energii na wniosek, o którym mowa w art. 9e ust. 3 ustawy – Prawo energetyczne;

15. w centrach badawczo – rozwojowych, o których mowa w ustawie o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej – środki funduszu innowacyjności:

a) niewykorzystane w roku podatkowym, w którym zostały przekazane do tego funduszu, lub w ciągu roku podatkowego następującego po tym roku,

b) wykorzystane niezgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 21 ust. 8 ustawy o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej,

c) w przypadku utraty przez podatnika statusu centrum badawczo-rozwojowego;

16. środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu wystąpienia z takiej spółki;

17. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku:

a) pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej, prowadzonych samodzielnie,

b) otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem wspólnika z takiej spółki.

Kolumna 9. – w kolumnie tej wykazuje się łącznie kwotę przychodów zarachowanych w kolumnach 7. i 8.

Kolumna 10. – kolumnie tej ewidencjonuje się wartości zakupionych towarów handlowych oraz materiałów w cenach zakupu. Prowadzący działalność kantorową rejestrują w tej kolumnie za okresy miesięczne wartość zakupionych dewiz wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Otrzymanie towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych podlega zaewidencjonowaniu w księdze niezwłocznie po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem towarów do magazynu, sprzedaży lub przerobu, chyba, że podatnik prowadzący księgę korzysta z możliwości wypełniania jej kart na zasadach jakie przysługują podatnikowi, który zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu. Niezależnie jednak od sposobu prowadzenia księgi, każdy podatnik został zobowiązany do przestrzegania obowiązku potwierdzenia otrzymania towarów na dowodzie zakupu poprzez umieszczenie na nim daty i podpisu osoby, która je przyjęła.

Kolumna 11. To kolumna służąca do rejestracji kosztów ubocznych, związanych z zakupem towarów, takich jak np. koszty transportu, załadunku i wyładunku, czy ubezpieczenia.

Kolumna 12 – w kolumnie tej wpisywana jest wartość wszelkiego rodzaju wynagrodzeń wypłacanych osobom zatrudnionym przez prowadzącego księgę. Wynagrodzenia wpisywane są do księgi w kwotach brutto, wynikających z umowy zawartej pomiędzy stronami.

Kolumna 13 – obejmuje ona wszelkie pozostałe wydatki, oprócz kosztów zapisywanych w kolumnach 10, 11 i 12, ponoszone przez podatnika w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest prowadzona przez niego działalność gospodarcza, a które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy PDOFizU. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników oraz wartość zakupionego wyposażenia.

Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13. Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kolumnach 1-13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2-15. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.

Warunki, jakie powinna spełniać księga

Zgodnie z przepisami Ordynacji Podatkowej podatnik jest zobowiązany prowadzić księgi rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną prawidłowo pod względem formalnym, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Najczęściej popełniane przez podatników błędy, powodujące wadliwość księgi to nieczytelne dokonywanie zapisów w księdze oraz zamazywanie lub zaklejanie zapisów.

Rzetelnie prowadzona księga odzwierciedla stan rzeczywisty. Za taką uważa się też księgę , w której:

- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy (zasadę stosuje się odpowiednio w przypadku braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu lub

- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w rozporządzeniu dla dowodów księgowych.

Według Ordynacji, księgi, czyli wszystkie ewidencje podatkowe, spełniające wymogi prawne oraz prawidłowo prowadzone, stanowią w postępowaniu podatkowym oraz postępowaniach kontrolnych dowód tego co w nich zapisano. Mimo, iż są dokumentami prywatnymi mają szczególną moc dowodową. Oznacza to, że przebieg zdarzeń gospodarczych oraz wielkości przychodu, obrotu i kosztu na podstawie prawidłowo prowadzonej księgi nie mogą być ustalone inaczej niż to wynika z ksiąg.

Organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej są związane domniemaniem prawidłowości badanej księgi, dopóki nie zostanie ono obalone przez wykazanie nierzetelności lub wadliwości w sposobie prowadzenia księgi. I to na nich ciąży obowiązek wykazania, że uchybienia księgi są na tyle istotne, żeby uznać ją za prowadzoną wadliwie lub nierzetelnie.

Utrata szczególnej mocy dowodowej przez księgi podatkowe.