strona główna baza prawa podatkowego . . . dowód księgowy w rachunkowościdowód księgowy w rachunkowości

Dowód księgowy w rachunkowości

Komentarz stanowi szczegółową analizę instytucji dowodu księgowego dokonaną na podstawie ustawy o rachunkowości. Przedstawiono problem dokumentowania operacji gospodarczych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Omówiono warunki stosowania dowodów zastępczych i elektroniczną postać dowodów księgowych. Scharakteryzowano również wymagania dotyczące treści i zasad sporządzania dowodów księgowych oraz rodzaje kontroli, jakim podlegają.

Dokumentowanie operacji gospodarczych

Zdarzenia gospodarcze występujące w okresie sprawozdawczym powinny zostać odzwierciedlone w dokumentacji księgowej. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych muszą stanowić dokumenty źródłowe stwierdzające dokonanie poszczególnych operacji gospodarczych. Ponadto dokumenty księgowe pełnią ważną rolę w dochodzeniu roszczeń np. od kontrahentów. Poza tym stanowią ważny instrument ochrony majątku, niezbędny do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

Do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić udokumentowane operacje gospodarcze w takim okresie, w jakim one wystąpiły*.

Klasyfikacje dokumentów księgowych

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które potwierdzają zaistnienie operacji i pełnią funkcję dowodową. Przeprowadzane są klasyfikacje dowodów księgowych według różnych kryteriów. Do jednego z ważniejszych podziałów można zaliczyć podział dokumentów ze względu na wystawcę. Według tego kryterium dowody źródłowe księgowe można podzielić na dowody obce i własne.

Do dowodów obcych należy zaliczyć: wystawione przez kontrahentów faktury, faktury korygujące i rachunki oraz inne dokumenty wystawione przez jednostki zewnętrzne, np. wyciągi bankowe, dokumentacja przelewów czy potwierdzenia sald.

Natomiast dowody księgowe własne można podzielić jeszcze na dowody własne zewnętrzne i dowody własne wewnętrzne.

Dowody własne zewnętrzne jednostka przekazuje w oryginale na zewnątrz, np. faktury sprzedaży. Natomiast dowody własne wewnętrzne jednostka wystawia z przeznaczeniem na jej potrzeby, np. lista płac.

Do dowodów księgowych zaliczamy również dokumenty, które nie wynikają bezpośrednio z operacji gospodarczych. Są to:

a) dowody zbiorcze, które dotyczą wielu jednorodnych dowodów źródłowych, np. polecenie księgowania. Mogą być one wystawiane ręcznie lub automatycznie i prezentowane w postaci zestawienia kwot z poszczególnych dowodów z oznaczeniem ich identyfikatora;

b) dowody korygujące dokonane już zapisy księgowe, np. faktura korygująca VAT;

c) dowody rozliczeniowe, które ujmują dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, np. rozdzielniki kosztów*.