strona główna baza prawa podatkowego . . . inwentaryzacja w rachunkowościinwentaryzacja w rachunkowości

Inwentaryzacja w rachunkowości

Komentarz stanowi wyczerpującą analizę instytucji inwentaryzacji. Przedstawiono jej istotę i najważniejsze funkcji, jakie pełni. Ujęto również proces inwentaryzacji chronologicznie. Szczegółowo omówiono poszczególne metody oraz częstotliwość jej przeprowadzania. Scharakteryzowano zasady dokumentacji wyników inwentaryzacji oraz wyjaśniania i rozliczania ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych. Uwzględniono też problem inwentaryzacji w przypadku łączenia, podziału czy zaprzestania działalności przez jednostki gospodarcze.

Istota i funkcje inwentaryzacji

Inwentaryzacja to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej na określony moment. Jej zasadniczy cel stanowi kontrola zgodności stanów składników aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji.

Inwentaryzacja służy weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym, czyli zabezpiecza rzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki. Poza tym stanowi ważny element systemu kontroli wewnętrznej jednostki, który ma chronić posiadane mienie i racjonalną politykę zarządzania aktywami. Daje również możliwość oceny dalszej przydatności czy stanu jakościowego składników majątkowych, w szczególności środków trwałych, materiałów, towarów czy wyrobów gotowych*. Dodatkowo rozlicza się też osoby odpowiedzialne materialnie za mienie.

W art. 26 RachU* określono przedmiot, metody i terminy inwentaryzacji, a w art. 27 RachU* udokumentowanie i ujęcie w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji.

Chronologiczne ujęcie procesu inwentaryzacji

Ujmując proces inwentaryzacji chronologicznie, można wyróżnić następujące etapy:

a) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji;

b) wycena zinwentaryzowanych składników, jeżeli inwentaryzowane składniki mają wyraz wartościowy;

c) porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych;

d) ustalenie różnic miedzy stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych;

e) wyjaśnienie różnic miedzy stanem rzeczywistym a stanem w księgach wraz z podaniem ich przyczyn;

f) skorygowanie zapisów ksiąg rachunkowych (rozliczenie różnic) w celu doprowadzenia zgodności zapisów ze stanem rzeczywistym*.

Metody inwentaryzacji

Można wyróżnić następujące metody inwentaryzacji:

1. Spis z natury– podstawowa metoda inwentaryzacji polegająca na przeliczeniu czy zważeniu rzeczywistych stanów materialnych i pieniężnych składników majątkowych.

Metodą tą inwentaryzuje się:

a) środki pieniężne, z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych;

b) papiery wartościowe w postaci materialnej (czyli mające formę dokumentu, zapisane na papierze);

c) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, np. surowce, materiały, towary;

d) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji, poza tymi, do których dostęp jest znacznie utrudniony;

e) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Spis z natury dokonywany jest na arkuszach spisowych, które powinny być ponumerowane i oznaczone tak, aby uniemożliwić ich zamianę. Arkusze wydawane są przed spisem przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz potwierdzane protokołem wydania arkuszy. Spis należy przeprowadzać w takich samych jednostkach miary, w których ewidencjonuje się dane składniki majątku w ewidencji księgowej, co umożliwi łatwą weryfikację efektu spisu z ewidencją.

Arkusze powinny być ponumerowane, oznaczone datą, nazwą jednostki, nazwą inwentaryzowanych składników i ich lokalizacją, rodzajem i metodą inwentaryzacji. Należy je wypełniać czytelnie. Wymagane są podpisy członków zespołu przeprowadzającego spis oraz innych obecnych osób.

Ważnym elementem inwentaryzacji jest również porównanie ustalonego w wyniku spisu stanu rzeczywistego z ewidencją księgową. Powinno być sporządzone zestawienie różnic w podziale na niedobory i nadwyżki. Komisja inwentaryzacyjna przyjmuje wyjaśnienia od osób odpowiedzialnych materialnie. Poza tym komisja ma przeanalizować zidentyfikowane różnice w celu ustalenia ich przyczyn oraz sformułować wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Podsumowanie spisu stanowi protokół, w którym przedstawione są m.in. wnioski w sprawie rozliczenia różnic, zatwierdzony przez kierownika jednostki. Na tej podstawie dokonuje się odpowiednich korekt w zapisach ewidencji księgowej, tak, aby odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Warto zauważyć, że z praktycznego punktu widzenia ważne jest unikanie czynności zakłócających przebieg spisu z natury, przede wszystkim ruchów inwentaryzowanych składników w czasie trwania spisu (wydawanie czy przyjmowanie składników). Wydłuża to bowiem procedurę spisu i jego rozliczenia*.

2. Potwierdzenie sald

Metodą tą inwentaryzuje się:

a) środki pieniężne na rachunkach bankowych, lokaty i kredyty bankowe;

b) aktywa finansowe przechowywane przez inne jednostki;

c) papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej, czyli niezapisane w formie dokumentu, na papierze;

d) należności (także udzielone pożyczki), oprócz należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych;

e) własne składniki aktywów, które zostały powierzone kontrahentowi.

Zanim dokonamy potwierdzenia sald należy je zweryfikować. Stany środków pieniężnych, aktywów finansowych oraz papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej winno się sprawdzić z odpowiednimi dokumentami, np. umowami, świadectwami depozytowymi, wyciągami. Natomiast ewidencję analityczną należności należy przeanalizować w taki sposób, aby należności zostały rozliczone z odpowiadającymi im płatnościami, a należności sporne i wątpliwe zostały zidentyfikowane*.

3. Weryfikacja polegająca na porównaniu zapisów ewidencji księgowej z dokumentacją zewnętrzną potwierdzającą stan rzeczywisty.

Metodą tą można inwentaryzować:

a) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony;

b) grunty

c) prawa zakwalifikowane do nieruchomości;

d) należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone;

e) należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, np. własnych pracowników;

f) należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych;

g) aktywów i pasywów innych niż wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 RachU* czyli, np. wartości niematerialne i prawne, rezerwy, rozliczenia międzyokresowe kosztów, rozliczenia międzyokresowe przychodów, materiały i towary w drodze, dostawy niefakturowane, fundusze statutowe;

h) aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 RachU*, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub potwierdzenie sald okazało się z uzasadnionych przyczyn niemożliwe.

Weryfikację stanów aktywów i pasywów przeprowadzają co do zasady pracownicy działu księgowego danej jednostki, we współpracy z osobami z innych działów udzielającymi niezbędnych wyjaśnień. W procesie weryfikacji mogą również uczestniczyć rzeczoznawcy.

Wyniki weryfikacji ujmuje się w formie protokołów, akceptowanych przez kierownika jednostki*.

Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Ogólną zasadą jest obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na koniec każdego roku obrotowego. W kilku przypadkach dopuszczono jednak złagodzenie tych wymogów, biorąc pod uwagę warunki funkcjonowania danej jednostki. Np. możliwe jest:

- przeprowadzanie inwentaryzacji niektórych składników aktywów i pasywów nie na ostatni dzień roku obrotowego, ale na dzień przypadający w ostatnim kwartale roku obrotowego, w tym przypadku inwentaryzacja powinna być zakończona najpóźniej do 15 dnia następnego roku obrotowego;

- rzadsze przeprowadzenie inwentaryzacji w stosunku do składników majątkowych znajdujących się na terenie strzeżonym i na dzień niekoniecznie będący ostatnim dniem roku obrotowego;

- przeprowadzenie inwentaryzacji na dowolny dzień roku obrotowego w jednostkach detalu przy zachowaniu pewnych dodatkowych warunków*.