strona główna baza prawa podatkowego . . . obowiązek przechowywania dokumentów przez podatnikówobowiązek przechowywania dokumentów przez podatników

Obowiązek przechowywania dokumentów przez podatników

Dokumenty przechowywane przez podatników stanowią materiał dowodowy przy weryfikacji składanych przez podatników deklaracji podatkowych. W komentarzu omówiono, co stanowi dokument w rozumieniu prawa podatkowego oraz jak długo trwa obowiązek przechowywania tychże dokumentów.

Uwagi ogólne

Obowiązek przechowywania dokumentów związanych z podatkami ma na celu zachowanie materiału dowodowego, jakim dokumenty stać się mogą w wypadku wszczęcia postępowania kontrolnego lub podatkowego, mającego na celu określenie wysokości zobowiązania podatkowego bądź nadpłaty podatku. Dokumenty te stanowią też podstawę weryfikacji deklaracji podatkowych, jakiej dokonuje się w ramach czynności sprawdzających. Z tych względów okres przechowywania dokumentów jest równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.*

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powszechnie uważa się, że pojęcie ksiąg podatkowych obejmuje księgi rachunkowe oraz podatkową księgę przychodów i rozchodów. Służą one do ewidencji zjawisk gospodarczych, mających znaczenie dla kwestii opodatkowania. W Ordynacji podatkowej termin „księgi podatkowe” ma szersze znaczenie i oznacza księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci.*

Obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych wynika także z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 1 księgi rachunkowe należy przechowywać przez okres 5 lat. Z porównania przepisów Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości wynika, że termin przewidziany przez ordynację podatkową jest dłuższy, gdyż 5-letni termin przedawnienia zobowiązania podatkowego rozpoczyna swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. Należy uznać, że niezależnie od upływu terminu wynikającego z ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe należy przechowywać do upływu terminu wynikającego z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej.*

Zgodnie z § 2 art. 86 OrdPU, likwidacja lub rozwiązanie osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej rodzi obowiązek po stronie podmiotu dokonującego likwidacji lub rozwiązania pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 26 listopada 2002r. sygn. akt III SA 571/01 stwierdził, iż z treści art. 86 wynika, że przechowywać należy nie tylko księgi podatkowe, ale także inne dokumenty związane z ich prowadzeniem. Takimi „innymi dokumentami” są m.in. dowody wpłat.

Konsekwencje braku ksiąg

Zgodnie z treścią art. 60 § 1 Kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Kara w takiej wysokości grozi także temu, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie ksiąg zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki (art. 60 § 2 KKS). Karze w wysokości 240 stawek dziennych podlega także