strona główna baza prawa podatkowego . . . ewidencja i dokumentacja podatkowa przy opodatkowaniu w formie karty podatkowejkarta podatkowa - ewidencja i dokumentacja

Karta podatkowa - ewidencja i dokumentacja

Opodatkowaniu działalności gospodarczej towarzyszy nieodłącznie prowadzenie ewidencji i dokumentacji[1]. Zakres i rodzaje tej ewidencji i dokumentacji są zróżnicowane dla różnych form prawnych przedsiębiorczości i zależą także od rozmiarów jednostki gospodarczej. Na przykład przedsiębiorstwa państwowe, spółki prawa handlowego (w tym przede wszystkim akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) są obligatoryjnie obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zwanych także handlowymi), czyli tzw. pełnej księgowości. Pozostałe formy prawne jednostek gospodarczych, czyli przede wszystkim osoby fizyczne i spółki cywilne muszą zaprowadzić księgi rachunkowe, jeżeli przekroczą określony prawem limit obrotu, który w 1999 roku ustalony został na poziomie 800 000 ECU. Standardowo prowadzą natomiast tzw. podatkową księgę przychodów i rozchodów. O przedsiębiorstwach, które prowadzą wyżej wymienione urządzenia księgowe mówi się, że są opodatkowane na zasadach ogólnych.

Oznacza to nie tylko obowiązek prowadzenia tych ksiąg, lecz także konsekwencje w zakresie sposobu obliczania podatków w oparciu o rzeczywiste obroty i dochody wynikające z tych urządzeń księgowych.[2] Prawo podatkowe dopuszcza jednak także możliwość opodatkowania w formach ryczałtowych, gdzie nie ustala się rzeczywistego dochodu, a niekiedy także obrotu, przyjmując za podstawę opodatkowania szacunkowe wielkości przychodu, zyskowności, bądź też pewne zewnętrzne znamiona przedmiotu opodatkowania, jako wyznaczniki do określenia stawki lub wysokości podatku. Rezygnacja z ustalania rzeczywistych wielkości podstaw opodatkowania oznacza także możliwość ograniczenia zakresu ewidencji i dokumentacji. Dla podatnika jest to korzyść, która polega na zmniejszeniu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, oszczędność czasu i duże uproszczenie w rozliczeniach podatkowych. Mniej ścisły reżim ewidencji i dokumentacji, to także jednocześnie zmniejszone możliwości kontroli ze strony organów podatkowych. Tym samym mniejsze zagrożenie odrzuceniem ksiąg podatkowych jako nierzetelnych i ograniczenie możliwości zastosowania wobec podatnika tzw. domiaru podatkowego. Takie zmniejszenie zakresu ewidencji i dokumentacji to także korzyści dla administracji podatkowej i skarbu państwa. Zmniejsza to bowiem nakład pracy jaki trzeba poświęcić na kontrole podatkowe i koszty jakie są z tym związane. Tym niemniej, także przy zryczałtowanych, nawet bardzo prostych formach opodatkowania, ustawodawca nie rezygnuje z właściwych dla danego rodzaju opodatkowania różnych ewidencji. Służą one przeciwdziałaniu tym możliwościom unikania opodatkowania, które mimo uproszczenia i ograniczenia obowiązków, stwarzają konstrukcje uproszczonych form opodatkowania. Naruszenie obowiązków w tym zakresie skutkuje utratą prawa do opodatkowania w formie karty podatkowej i konieczność opodatkowania rzeczywistych obrotów i dochodów[3].

Zgodnie z art. 5 i art. 24 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów[4] podatnicy opodatkowani na zasadach określonych w ustawie są zwolnieni od licznych obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji i dokumentacji. Konkretnie, zgodnie z art. 24 ustawy podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku:

• prowadzenia ksiąg (zwolnienie to jest w ustawie powtórzone dwukrotnie, raz w art. 5, a powtórnie w art. 24 ust. 1);
• składania zeznań podatkowych;
• składania deklaracji o wysokości uzyskanego dochodu;
• wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Zasadą ustawy w części dotyczącej karty podatkowej jest więc nieprowadzenie ksiąg podatkowych.

Podatnicy karty podatkowej są jednak obowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, o których mowa w odrębnych przepisach, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę. Zasady wystawiania i przechowywania rachunków reguluje rozdział 12 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: OrdPU). Wystawianie faktur uregulowane jest z kolei przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) oraz treścią rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy.

Zwolnienie od powyższych obowiązków jest jednak w pewnych przypadkach w swoisty sposób zawieszone. Do podatników, którzy w roku poprzedzającym rok podatkowy opłacali podatek dochodowy na ogólnych zasadach lub w innej formie niż karta podatkowa, albo którzy w roku podatkowym rozpoczęli działalność, nie stosuje się powyższych zwolnień w okresie przed doręczeniem decyzji uprawniającej do opodatkowania w formie karty podatkowej, nie dłuższym jednak niż cztery miesiące.

Zgodnie z art. 35 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej, z wyjątkiem prowadzących parkingi, jeżeli przy prowadzeniu działalności zatrudniają pracowników, w tym również chałupników oraz członków rodziny mających inne niż podatnik miejsce pobytu (z wyjątkiem osób zatrudnionych w celu nauki zawodu oraz przyuczenia do wykonywania określonej pracy oraz osób na rachunek których prowadzona jest działalność po śmierci podatnika) są obowiązani prowadzić książkę ewidencji zatrudnienia tych osób, zwaną dalej „ewidencją zatrudnienia”. Obowiązek prowadzenia ewidencji zatrudnienia pracowników związany jest z ograniczeniami zatrudnienia jakie wynikają z przepisów o karcie podatkowej. Podatnikowi przysługuje prawo do karty podatkowej pod warunkiem nieprzekraczania właściwego dla danego rodzaju działalności limitu osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie wolno mu także zatrudniać osób na podstawie umowy zlecenia i o dzieło, jeżeli nie są to zakłady specjalistyczne, które nie wykonują czynności wchodzących w zakres działalności prowadzonej przez podatnika. Mogą się one zajmować naprawą i konserwacją maszyn i urządzeń u podatnika karty podatkowej. Ewidencja zatrudnienia jest instrumentem kontroli zatrudnienia. Swoistą deklaracją bieżącego zatrudnienia. Kontrolowanie tej ewidencji umożliwia organom podatkowym sprawdzanie czy podatnik nie naruszył tego bardzo istotnego z punktu widzenia ciężaru podatku, warunku utrzymania prawa do karty podatkowej. Ma to przeciwdziałać zwiększaniu wydajności zakładu przy stałej w karcie podatkowej kwocie podatku.

Na podstawie art. 35 ust. 4 ustawy Minister Finansów określił, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia ewidencji zatrudnienia. Ewidencja zatrudnienia, powinna zawierać co najmniej następujące dane: